K úspěchu v podnikání a obchodě přispívá řada faktorů. Talent, píle, kontakty, peníze, štěstí. A také to, jak trávíte svůj čas.
Způsob trávení času, těch několika hodin, které máte každý den na přiblížení se ke svým cílům, asi nejvíc odlišuje úspěšné od neúspěšných.
Znáte to: není čas, ztrácet čas.
Pro toho, kdo chce být úspěšný podnikatel, obchodník nebo vedoucí týmu, jsem vybral několik doporučení, jak neztrácet čas a zkrátit si cestu ke svým cílům.
Pro rychlý posun po stránce klikněte na tip:
1. Zapomeňte na zapomínání termínů
2. Zjednodušte si hledání kontaktů
3. Zkraťte dohledávání informací
4. Minimalizujte přepisování informací
5. Soustřeďte se na jednu činnost
6. Eliminujte odkládání a prokrastinaci
7. Mluvte s lidmi namísto dopisování
8. Rozšiřujte své znalosti a zlepšujte své dovednosti
9. Odkládejte nerozhodné zákazníky
10. Omezte investice do spolupracovníků, kteří slibují, ale nedělají
Už jste vyzkoušeli FreshFlow?
Na 30 dní zdarma:
Stačí zadat email.
Plýtvání časem vám vzdálí vaše cíle
Možností, jak můžete jako obchodníci a podnikatelé závislí na nákupech klientů a zákazníků nakládat s časem, je bezpočet.
Můžete pracovat na sobě, učit se a vzdělávat.
Můžete pracovat na svém týmu, rozvíjet lidi a kontrolovat je.
Můžete pracovat na klientech a zákaznících, poskytovat jim servis a kontaktovat nové.
Při tom všem se najde řada činností, které byste buď dělat neměli nebo byste je mohli dělat tak, abyste při nich neztráceli čas. V dané chvíli si to neuvědomíte, ale plýtvání časem odsouvá do budoucna okamžik dosažení vašich vysněných cílů.
Jak poznáte, že ztrácíte čas
Podle čeho můžete posuzovat, jestli čas využíváte produktivně nebo jím plýtváte?
Základním kritériem pro hodnocení by mělo být, nakolik se činností, do které svůj čas investujete, posunete blíž ke svému cíli.
Podle toho byste si potom měli plánovat úkoly a organizovat práci tak, abyste se “vešli” do vymezeného času. Tím může být hodina, pracovní den, týden, rok nebo třeba celý život. Záleží na tom, jak dlouhý úsek si pro plánování a následně hodnocení úspěšnosti vyberete.
Práce a úkoly přibývají, ale čas ne
Většina lidí při plánování a organizaci práce uvažuje tak, že s novou prací by měl přibývat i čas.
Proto tak často sami říkáte nebo od kolegů slyšíte, že na práci nebo úkoly nebylo dost času. Bohužel, toho je pořád stejně – 60 minut v hodině.
Řešením, jak se s tímto časovým limitem vypořádat, je vybírat si do každé hodiny práci pečlivě podle kritéria produktivity výše. Jinak se oddálí chvíle, kdy dosáhnete cíle, ke kterému směřujete. Tedy pokud jste si ho nadefinovali tak, že rozpoznáte, kdy už jste ho dosáhli.
Jak neztrácet čas, když chcete být úspěšní
Každý podnikatel, obchodník nebo manažer, který chce zrychlit cestu ke svým cílům musí být schopen odhalovat činnosti, při kterých ztrácí čas a které ho zpomalují.
Jenže to není právě jednoduché v záplavě aktivit a úkolů, do kterých se každý den pouštíte a které každý den přibývají.
Důvodů plýtvání časem je celá řada. Mají různý charakter a podobu. Z větší části jsou systémové, i když se na první pohled může zdát, že se jedná o jednotlivosti a náhody.
Telefonáty, emaily nebo zprávy ostatních lidí jsou sice jednotlivé a náhodné, ale to, že se jimi necháte vyrušit od naplánované práce, je věc systémová. Je to záležitost vašeho pracovního systému, návyků a dovedností.
Pro lepší orientaci využijte kategorizaci, systém na shromáždění aktivit, které jsou si něčím podobné. Pro začátek můžete použít tyto tři kategorie:
A. Nástroje a systém práce
B. Člověk sám (vy)
C. Ostatní lidé
Podívejte se, které ze svých činností do nich můžete zahrnout a které zlepšit.
A. Jak neztrácet čas kvůli nástrojům a systému práce
Do první kategorie spadá to, co při své práci využíváte. Nebo spíš nevyužíváte, a přitom byste měli.
Nástroji jsou všechny přístroje, aplikace a třeba i sešity, diáře nebo papírové formuláře. Na formě nezáleží. Jsou to zkrátka vaše pracovní pomůcky. Tyto nástroje dohromady s vašimi myšlenkovými postupy a názory na to, jak byste měli pracovat, vytváří systém vaší práce.
Nevhodný systém práce a neefektivní využívání nástrojů bývají v podnikání a obchodě skryté za slabými výsledky.
Navíc se často chybně předpokládá, že člověk přece ví, co a jak má dělat když jste mu to ukázali nebo odkýval, že to už zná. Bohužel, nebývá to tak. Proto příčiny plýtvání časem často ani neodhalíte.
1. Zapomeňte na zapomínání termínů
Chápu, že pro většinu z vás je pamatování si termínů příliš základní téma, ale vydržte.
Pokud jste zkušenější, považujete dodržování termínů, tedy práci s kalendářem, za natolik samozřejmé, že vás toto téma ani nenapadne. Možná ale jen do doby, než vás někdo – zejména z vašeho týmu – někde nechá čekat nebo vám něco nedodá s tím, že “zapomněl”.
Stává se to lidem, kteří s podnikáním a obchodem teprve začínají. Pokud byste to měli být vy, máte problém. Je to nepřípustné vůči ostatním a zbytečné vůči vám samotným.
Proto toto téma uvádím na prvním místě, i když se může zdát banální. Prostě je to základ.
Co vám zapomínání způsobí
Zapomínáním ztratíte nejen čas, ale také důvěryhodnost a dost možná i peníze. Získáte nálepku nespolehlivosti a mohou vám být odepřené příležitosti určené pro spolehlivé kolegy nebo konkurenty.
Většinu opomenutých událostí sice můžete absolvovat v novém termínu, ale později. A to znamená, že později dosáhnete i vašeho cíle.
Navíc málokdo je takový flegmatik, že se ho vlastní zapomenutí nijak nedotkne. Pocity provinění vás mohou stresovat, snižovat vaše sebevědomí a negativně ovlivňovat vaše rozhodování.
Vedete tým? Zapomínání vašich spolupracovníků (například v MLM nebo realitách, ale i jiných oborech) vás bude vysilovat a rozptylovat. Namísto abyste se posunuli dál, budete ztrácet čas vymýšlením, jak jim dát “konstruktivní zpětnou vazbu” a následně jak dohlédnout, že příště nezapomenou.
Jak neztrácet čas kvůli zapomínání
Pracujete sami, bez týmu? Pak nasnadě je doporučení: používejte kalendář. A možná přesněji: vybudujte si návyk využívat kalendář naplno. Možná ho už používáte, ale třeba je to papírový diář, a tak ho nemáte vždy po ruce. Nebo si do elektronického zaznamenáváte jen něco. Možností je spousta, ale nejsou dostatečnou omluvou zapomínání.
Vedete tým? Potom zkontrolujte, jak vaši lidé používají kalendář. Nestačí se zeptat, jestli ano. Nechte si ho ukázat. Nechte si vysvětlit, jak s ním každý člen vašeho týmu pracuje. A potom zajistěte, že se naučí a budou ho využívat správně.
Od termínů schůzek a událostí v kalendáři není daleko k termínům úkolů. Proto si někdo zapisuje do kalendáře i úkoly. Nebudu teď řešit, pro a proti, ale pokud se vám stává, že zapomínáte na úkoly, buďto se naučte je zapisovat do kalendáře také nebo na ně využívejte samostatnou aplikaci. Anebo využívejte modul Úkoly ve FreshFlow.
Jak vám proti zapomínání pomůže FreshFlow
Ve FreshFlow se můžete proti zapomenutí pojistit více způsoby.
Při práci s klienty a zákazníky
Potvrzení a připomínka termínu klientovi. V okamžiku vytvoření nové události v kalendáři můžete klientovi automaticky odeslat potvrzení (buď emailem nebo SMS). Zároveň si můžete i zadat, aby mu automaticky odešla připomínka den nebo dva předem. To se hodí zejména, když pracujete s lidmi retailu, v MLM nebo realitách.
Připomínka události v telefonu. Při vytváření nové události v kalendáři si můžete označit, jestli chcete událost sami sobě připomenout v mobilní aplikaci FreshFlow a s jakým předstihem před jejím začátkem.
Termíny úkolů v kalendáři. Úkoly, ke kterým si v modulu Úkoly přiřadíte termín, si můžete, ale nemusíte, zobrazovat v kalendáři.
Při práci s týmem
Náhled do kalendářů spolupracovníků. Sdílené kalendáře jsou základem pro řízení obchodního týmu. Pokud nevíte, kdy, kde a s kým vaši spolupracovníci tráví čas, tak je neřídíte. Jen se spoléháte na to, co vám řeknou, že dělali a čekáte na konec měsíce, jestli se to potvrdí.
Zadávání a přidělování úkolů. Abyste měli větší kontrolu nad úkoly, můžete je vytvářet vy a přiřazovat k nim členy svého týmu jako řešitele. Předejdete tak tomu, že si někdo úkol ani nezapíše, natož aby na něm pracoval.
Potvrzování pozvánek a přidělených úkolů. Spolupracovníci pozvánku na termín nebo přidělený úkol potvrzují a ty se jim po přijetí zobrazují v kalendáři. Vy tak máte jistotu, že nezapomenou. Maximálně si vyberou, že se aktivity nezúčastní nebo na úkolu nebudou pracovat. Ale to už jsme jinde než u zapomínání.
2. Zjednodušte si hledání kontaktů
Často nové kontakty – jméno plus některý z kontaktních údajů – získáváte z více zdrojů. Někdo vám napíše email, někdo se s vámi spojí na Facebooku nebo Linkedinu, na někoho dostanete doporučení při osobním setkání a někdo vám třeba vyplní formulář v reklamní kampani.
Mít víc zdrojů kontaktů je dobrá strategie. Problém ale začíná, když nemáte jedno místo, kam je následně ukládáte.
Kolikrát už jste si nemohli vzpomenout, kde konkrétní kontakt máte?
A tak jste začali prohledávat telefon, kalendář, emaily, Messenger nebo zápisky v sešitě…
A kolikrát jste se při tom zastavili u něčeho jiného, jako pročítání emailů nebo procházení příspěvků na Facebooku, a zdrželi se tak víc, než bylo třeba?
Jak váš růst způsobí, že začnete stagnovat
S každým vyhledáváním a třeba jen přemýšlením, kde byste konkrétní kontakt měli vlastně hledat, začínáte ztrácet čas.
Protože s rozvojem vašeho podnikání se bude zvyšovat i počet kontaktů, v kterých se budete muset vyznat, budete kontakty vyhledávat stále častěji a složitěji.
Čím častěji budete hledat, tím víc času tím strávíte. Váš růst se bude zpomalovat s tím, jak budete ztrácet čas hledáním ve více kontaktech.
Někdy kontakt už nenajdete. Stává se to.
V takovém případě ztratíte hned dvakrát – čas strávený hledáním a nového zákazníka. A třeba i další zákazníky z doporučení.
Ano, většinu lidí dnes už najdete na sociálních sítích nebo googlováním, pokud si tedy vzpomente na jejich jméno. Ale z hlediska produktivního využití vašeho času, chcete takto trávit svůj čas?
Co vám pomůže neztrácet čas
Kontakty byste měli najít v řádech jednotek sekund, ne jednotek minut.
Proto je ukládejte na jedno místo, do jednoho systému, do nástroje určeného na jejich správu. Ten by měl splňovat tři minimální požadavky:
zaprvé by měl být elektronický, tedy ne diář, lístečky nebo papírové formuláře,
zadruhé by kontakty měly být tříditelné, což znamená, abyste si je mohli libovolně řadit (sestupně, vzestupně) podle různých kritérií, nejen podle abecedy, ale také podle termínu, potřeby nebo jakékoli jiné charakteristiky,
zatřetí, když jsme u hledání kontaktů, by měl mít funkci vyhledávání, ať už textu (jména) tak i parametrů u jednotlivých kontaktů, například podle adresy aj.
Toto je minimum. Samozřejmě, že k němu budou přibývat požadavky podle toho, jak pracujete, v jakém oboru a s jakými daty.
Jak zrychlit hledání kontaktů s FreshFlow
Modul Kontakty vám umožní přehledně a flexibilně spravovat vaše klienty a zákazníky.
Vyhledávání fulltextem a podle parametrů. Vyhledání textu využijete při hledání konkrétního jména nebo v komentářích, které jste si zapsali u kontaktů když chcete, abyste viděli najednou více kontaktů, které mají něco společného. Vyhledávat můžete také podle parametrů jako město nebo PSČ, když chcete najít víc kontaktů v jedné lokalitě.
Řazení kontaktů. Kontakty můžete řadit vzestupně a sestupně podle jakéhokoli z parametrů, které si zvolíte. Já osobně využívám řazení podle termínu budoucí aktivity. Při náhledu na kontakty se mi tak na prvním místě aktuálně zobrazují ty, s kterými jsem si naplánoval nějakou aktivitu.
Filtrování kontaktů podle štítků. Pro výběr jen některých předem označených kontaktů využijte štítky, které slouží jako filtr. Například když chcete vidět, komu jste poslali nabídku, kdo se zúčastnil nějaké akce nebo koho jste odložili na později kvůli nerozhodnosti.
Mobilní aplikace. Freshflow je primárně webový nástroj, ale můžete ji využívat i jako aplikaci v mobilu. Své kontakty tak máte všude s sebou a nové si můžete hned zapsat. Web i mobil se navzájem synchronizují, takže nové kontakty nebudete muset později dohledávat a neztratíte čas přepisováním.
Ve FreshFlow toho s kontakty můžete dělat mnohem víc. Přečtěte si to v návodovém článku Co můžete dělat s kontakty.
3. Zkraťte dohledávání informací
Rád bych spojil dohledávání informací s hledáním kontaktů v předchozím tipu, ale protože může významně přispívat plýtvání vaším časem, zaslouží si samostatný tip.
Dohledáváním nemyslím vyhledávání nových informací, ale dohledávání těch, které už máte. Například o čem jste s klientem nebo zákazníkem mluvili naposledy, co potřebují a co jste jim slíbili.
Záleží na charakteru vaší práce, jaké informace potřebujete mít po ruce a rychle dostupné.
Pro někoho je to přehled zákazníkem nakupovaných produktů a služeb, pro někoho jsou to osobnější informace, jako třeba zájmy a pro někoho to může být zadání a specifikace projektu.
Každý své informace dohledává někde jinde.
Někdo v objednávkovém systému, někdo v emailech, někdo v papírovém sešitě a někdo v kalendáři. Dokonce jsem zažil, jak obchodnice dohledávala informace ve zprávách v Messengeru. To si ani nechci představovat, kolik času tím ztrácela.
Jak ztrácíte čas při dohledávání informací
Dohledáváním informací ztrácíte čas hned natřikrát.
Minuty hledání se načítají, byť by to mělo být po desítkách vteřin. Za měsíc jsou z nich hodiny a za rok dny. Nejde o to, abyste nehledali vůbec, ale o to, kolik času tak strávíte. A to záleží na vašem systému nakládání s informacemi. Nebo spíš na jeho absenci.
Při hledání ztrácíte soustředění, váš mozek mění své zaměření. Už to není o tom, co jste chtěli udělat, jestli s někým mluvit nebo něco důležitého zformulovat. Váš mozek přemýšlí, jak postupovat při hledání: Kde by ta informace asi tak mohla být? A co když ji nenajdete?
Až informaci najdete, bude chvíli trvat, než se váš mozek zase dostane zpět do původního nastavení (princip změny kontextu, v angličtině “context switching”).
Bez informací možná nedosáhnete na výsledek. Když nakonec nedohledáte, co jste hledali, vaše doporučení může být méně kvalitní. Díky tomu ho zákazník může odmítnout nebo své rozhodnutí odložit. V tom případě ztratíte čas nejen hledáním, ale i promarněnou šancí na nový obchod.
Jak neztrácet čas dohledáváním informací
Nakládání s informacemi se liší od spravování kontaktů v tom, že informace jsou v různých formátech – někdy jako textová poznámka, jindy jako soubor v příloze. Proto práce s nimi vyžaduje propracovanější mentální systém.
Základním předpokladem takového systému je, abyste měli co nejrychlejší přístup k informacím přímo od kontaktů, ke kterým se vztahují. Nechcete hledat tu v emailech, tu v sešitě, tam v Messengeru a jindy zase na pevném disku v notebooku.
Kromě zajištění takového nástroje si ještě potřebujete vybudovat přinejmenším dva návyky:
1) nástroj při své práci opravdu využívat a
2) informace (kromě kontaktů) do něj vkládat buď zapisováním nebo ukládáním (importováním).
Potřebujete se naučit si do svého zvoleného nástroje zapsat poznámky z rozhovoru, přepsat informace z emailu nebo Messengeru a uložit (natáhnout) soubor z notebooku nebo přílohy emailu. A tady, protože staré zvyky jsou železná košile, bývá největší potíž.
Jak spravovat informace ve Freshflow
Abyste neztráceli čas dohledáváním informací, ve FreshFlow máte několik možností, jak informace ukládat a následně na pár kliků vyhledat.
Poznámky u událostí v kalendáři. V kalendáři si při plánování událostí zapisujte poznámky přímo do události. Nejenže budete vědět, co chcete s klientem probrat, ale získáte rychlý náhled do historie komunikace s ním, kam se poznámky a události automaticky ukládají.
Komentáře u kontaktů. V detailu každého kontaktu si do prostoru na komentáře zapisujte informace ke klientovi, které se nevážou na konkrétní událost. Například potřeby, osobní zájmy a charakteristiky nebo cokoli dalšího. Můžete v nich potom vyhledávat slova, například “smlouva” nebo “tenis”.
Soubory u kontaktů. Ke kontaktům si ukládejte soubory jako například nabídky, smlouvy, prezentace, kalkulace a další, které využíváte (prakticky v jakémkoli formátu). Budete je mít na dosah na pár kliknutí.
Poznámky a soubory u úkolů. Podobně jako si můžete zapisovat poznámky k událostem a vkládat soubory ke kontaktům, můžete to dělat i u úkolů. To se hodí zejména, když pracujete na složitějším projektu nebo když zadáváte úkoly ostatním lidem ve svém týmu. Nemusíte pak ztrácet čas dohledáváním a přeposíláním emailů s podklady a zadáním.
4. Minimalizujte přepisování informací
Přepisování a vyplňování informací baví jen málokoho, tedy pokud je trochu obchodně orientovaný a neutíká se k administrativě schovat před zákazníky. Tím rozhodně nechci říct, že byste si informace neměli zapisovat. To není řešení.
Řadu informací totiž potřebujete. A potřebujete je mít zapsané, protože všechno si pamatovat nemůžete.
Potřebujete kontakty s jejich kontaktními údaji a u nich poznámky o jejich situaci, potřebách, zájmech a cokoli dalšího, co vám pomůže jim dát lepší doporučení nebo poskytnout lepší službu.
Takže zapisování je v pořádku. Jde o to, abyste přitom využívali postupy a nástroje, kde nebudete dělat práci dvakrát a naučili se vynechat ten mezikrok, který vede k přepisování.
Kam vás přepisování zavede
Když děláte jednu věc dvakrát, plýtváte časem a vaše cíle se vám vzdalují. Ale to je teprve začátek.
Problém je v tom, že přepisování informací je zejména pro začínající podnikatele a obchodníky netrénované v efektivitě práce příležitostí k odpočinku. Polevují své soustředění a zaměření, a jsou ochotní v takové odpočinkové činnosti strávit víc času, než je nezbytně nutné.
Jenže to není všechno.
Od přepisování je jen krůček ke čtení – napřed poznámek, potom emailů a následně článků nebo prezentací, které nemusí vůbec souviset s tím, u čeho jste začali nebo co máte právě řešit. A to nezmiňuji videa a sociální média. U nich se opravdu zdržíte.
Jak neztrácet čas přepisováním
Abyste neztráceli čas přepisováním, shromažďujte informace v co nejméně systémech a minimalizujte zápisy na papír nebo jinam, odkud budete muset informace přepisovat.
Základem je zapisovat kontakty přímo do systému (nástroje) určeného na jejich správu. A když to situace dovolí, tak k nim, v tom samém systému, zapisovat nebo později připisovat (a ukládat nebo připojovat) i další informace o jejich situaci a potřebách.
Také minimalizujte příležitosti, kdy si informace buď sami zapisujete na papír (diář, zápisník) nebo necháváte lidi, aby vám je dávali v papírové formě (papírové dotazníky a registrační formuláře).
Bez diskuze jsou situace, když získáváte kontakty hromadně, například na živých akcích, přednáškách a seminářích. Pro registraci využívejte elektronický formulář (například Google formuláře) a seznam registrovaných účastníků si hromadně (nebo automaticky) naimportujte do svého systému. A když už budete mít něco na papíře, a nemusí to být právě seznam účastníků, vyfoťte si to a uložte jako přílohu ke kontaktu.
Jak vám Freshflow pomůže neztrácet čas
S FreshFlow ušetříte čas strávený přepisováním několika způsoby.
Zakládejte si zrychleně nové kontakty. Při práci na notebooku využijte možnost zrychleného založení nového kontaktu prostřednictvím tlačítka “Nový kontakt”, kdy stačí zadat jen jeden parametr, například příjmení, a ostatní si doplníte později v detailu kontaktu. A když právě netelefonujete, tak si nový kontakt můžete rychle založit také v mobilní aplikaci.
Více kontaktů importujte hromadně. Když máte více kontaktů, například účastníků živého setkání, importujte je do FreshFlow najednou. Stačí, když si kontakty uložíte do excelu. Naimportujete je na pár kliknutí a s nimi i všechny poznámky, které jste si u nich shromáždili. Navíc je můžete označit štítkem, například “Setkání v červnu” v případě MLM nebo „Prohlídky 2+kk Horní 3“ v případě realit.
Zapisujte si poznámky ke kontaktům, událostem a úkolům. Ke kontaktům si zapisujte poznámky do části pro komentáře. K událostem v kalendáři si zapisujte poznámky o tom, co jste projednávali nebo na čem jste se domluvili. Zároveň si tam můžete zapsat i poznámky na následnou událost. Poznámky si zapisujte i k úkolům – například k úkolu “Poslat nabídku” si poznamenejte, co má v nabídce být, jaké má zákazník potřeby.
Vkládejte si dokumenty ke kontaktům, úkolům i událostem. Informace, které není třeba přepisovat do detailu kontaktu nebo k události či úkolu, vkládejte do FreshFlow jako soubor. Buď si je ofoťte a vložte fotografii nebo celý soubor (tabulku, prezentaci nebo cokoli dalšího).
Vyzkoušejte FreshFlow
Na 30 dní zdarma:
Stačí zadat email.
B. Jak neztrácet čas díky sobě
Brzdou v dosahování cílů nejsou jen systém práce a nástroje. Sebelepší technika time managementu nebo nástroj je k ničemu, když ho člověk využívá jen zčásti nebo vůbec. A tím člověkem jste vy.
K plýtvání časem přispívají postoje a “pravdy” typu: “Já jsem stará škola. Nejlíp se mi pracuje s tužkou a sešitem,” nebo “Tohle se nikdy nenaučím. Mně stačí telefon a email (Messenger nebo jiná aplikace).”
Jindy ke ztrátě času vedou pracovní návyky. Například když neseskupujete více podobných činností do jednoho časového bloku – a tak hledáte číslo, na něj zavoláte, po hovoru si k němu zapisujete poznámky a potom zákazníkovi píšete email. Namísto toho, abyste udělali pět, deset hovorů a teprve potom, v jiném časovém bloku, jste začali psát nabídky a emaily.
5. Soustřeďte se na jednu činnost
Dělat víc věcí najednou je pro někoho znamením opravdového pracovního vytížení, pro jiného známkou úspěchu. Někdo se zase chlubí, co všechno zvládne dělat najednou (multitasking). Ve skutečnosti se ale tito lidé obírají o výkon, a v konečném důsledku o čas.
Přeskakování mezi úkoly a činnostmi snižuje vaši schopnost podávat výkon, který je pro každou z nich optimální. Například telefonování a psaní emailů jsou pro lidský mozek dvě rozdílné činnosti a vyžadují jinou míru soustředění.
A nemusí se jednat jen o střídání činností. Může jít i o nesoustředěnost a roztěkanost.
Například, kolikrát za hodinu zkontrolujete email nebo telefon, jestli se na některé z aplikací neobjevila nová zpráva? Bohužel to něláte proto, že je to zásadní pro vaše podnikání, ale jednoduše proto, že být pořád “napojený” je už prostě návyk.
Jak vás nesoustředěnost zpomaluje
Přeskakování od Canvy, kde vytváříte obrázek, k odpovídání na zprávu v emailu, Messengeru nebo Whatsappu a mezitím ještě k telefonování, je zaručený zabiják jak kvalitní práce, tak času.
Střídání činností a zaměření mozku na ně (tzv. změna kontextu z anglického context switching) způsobuje dvě věci:
zaprvé snižuje kvalitu výstupu z každé činnosti, protože mozek není v optimální úrovni výkonu potřebnou pro každou z činností a
zadruhé dochází ke ztrátě času, který mozek potřebuje na to, aby se na onu optimální úroveň výkonu dostal.
Všimněte si, že se “rozmluvíte” až při druhém nebo třetím telefonátu za sebou. Myšlenky se vám při psaní začnou do výstižných vět skládat až po chvíli. A obrázek nebo grafika vám začne “sedět” až po chvíli zkoušení a ponoření se do práce.
Tyto “chvíle” náběhu do optimálního výkonu někdy trvají jednotky, ale někdy i desítky minut. Jak s každým vyrušením a změnou pozornosti váš mozek potřebuje nový náběh, vy ztrácíte čas.
Jak neztrácet čas roztěkaností
Způsobů a technik, jak zvýšit soustředěnost a snížit roztěkanost je víc. Teď tady zmíním jen dvě nejjednodušší možnosti, jak neztrácet čas střídáním činností:
1. vyberte si časový blok na práci a
2. odpojte se.
Vyberte si, co chcete (potřebujete) dělat (telefonovat, psát emaily, sestavovat nabídky) a vyberte si na to nějaký časový úsek. Ideální je, aby tento časový blok trval od 30 do maximálně 60 minut. Po té, už klesá schopnost mozku soustředit se a sám si ulevuje slabším výkonem nebo vyhledáváním rozptýlení.
Tento svůj záměr (plán) podpořte tím, že odpojíte nebo ztišíte všechna zařízení a aplikace. Na telefonu vypněte wifi/data a vyzvánění, včetně bzučení, případně ho dejte do tašky nebo do jiné místnosti. Na notebooku zavřete email a všechny možné aplikace, zavřete i nevyužívané záložky v prohlížeči.
Pak se ponořte do práce. Uvidíte, kolik toho uděláte.
A nebojte, za tu hodinu se svět nezboří a zákazníci neutečou. Maximálně budete mít nějaký nepřijatý hovor a pár zpráv.
Jak si plánovat práci ve FreshFlow
K plánování časových bloků na soustředěnou práci využívejte ve FreshFlow kalendář.
Plánujte si jiné aktivity než telefonáty a schůzky. V kalendáři si kromě telefonátů nebo schůzek z okruhu “Zákaznických/Klientských” aktivit můžete také nastavit aktivity z okruhu “Ostatní pracovní”. Mezi nimi jsou třeba “Propagace a marketing” nebo “Práce na zákazníkovi” nebo “Příprava na akci”.
Plánujte si telefonáty. Kromě schůzek a ostatních aktivit si plánujte také telefonáty. Samozřejmě ke každému telefonátu přiřaďte konkrétní kontakt, ať si můžete z události prokliknout do detailu na podrobnosti u kontaktu a zároveň, ať se vám telefonát objeví v historii u něj. Naplánujte si třeba pět telefonátů do jedné hodiny, ať je uděláte všechny najednou.
Plánujte si úkoly a zobrazujte je v kalendáři. Úkoly, na kterých potřebujete pracovat, například sestavit nabídku, natočit video, připravit pozvánku nebo cokoli dalšího, si zobrazujte v kalendáři. Vyberte si, kdy na nich chcete pracovat a pak si pro ně vyberte daný časový blok. Pokud úkol najednou nestihnete, aktualizujte si termín a v kalendáři si úkol posunete na další (jiný) den a čas.
6. Eliminujte odkládání a prokrastinaci
Co uděláte s úkolem nebo činností, u kterých se necítíte dobře? Nejčastěji je odložíte.
Obchodníci a podnikatelé v největší míře odkládají kontaktování nových zákazníků a klientů. Je paradoxní, že se vyhýbají činnosti, která by měla být jejich prioritou a vše ostatní by mělo být až na druhém místě. Bohužel, z mé práce s nimi vím, že v devíti z deseti případů to tak nebývá.
Nejčastějším důvodem odkládání bývá strach z výsledku.
V případě obchodu a prodeje je to strach z odmítnutí. A tak si obchodníci hledají jiné, “bezpečnější” aktivity. Například psaní namísto mluvení, protože písemné odmítnutí bolí méně než osobní, psaní příspěvků na sociální sítě, protože anonymním davem nemohou být odmítnuti nebo mluvení se zákazníky, kteří už nakoupili, protože je to příjemnější.
Jenže odkládání vás zpomalí nejvíc – když aktivitu neuděláte, tak výsledek (postup k cíli) prostě nebudete mít.
Jak ztrácíte čas odkládáním
Odložením úkolu a činnosti, u kterých se necítíte dobře nejenže odsunete dosažení svého úspěchu, ale hrozí vám ještě jedna věc, snad ještě nebezpečnější – a to je vznik návyku nebo spíš zlozvyku činnosti odkládat.
Když odložíte jednou, dvakrát a ono vám to projde (nic světoborného se nestane), potřetí už to bude samozřejmost. Ani o tom nevíte a získali jste nový návyk (zlozvyk) naprosto opačný tomu, který potřebujete, abyste neztráceli čas a byli úspěšným podnikatelem, obchodníkem nebo tým lídrem.
A na odkládání spojené s kontaktováním zákazníků jsem narazil ještě v jednom případě.
Častokrát jsem už zažil, že obchodníci neoslovují buďto své existující zákazníky nebo nově získané kontakty proto, že jejich kontaktování odložili a přijde jim “hloupé” je kontaktovat po “dlouhé” době. Nakonec se smiřují s tím, že tyto zákazníky a kontakty už nikdy neosloví a raději se pouští do hledání někoho nového. A to i přes to, že budou muset začínat od začátku, čímž ztratí spoustu času.
Jak neztrácet čas odkládáním
Strachy a nepříjemné pocity, které vedou k odkládání, vznikají u každého podnikatele nebo obchodníka z jiných důvodů. Mohl bych k nim napsat knihu, a pravděpodobně ne jednu. Takže kdybych se na místo rozboru emocí měl zaměřit jen taktiky spojené s plánováním a organizací práce, vybral bych dvě:
1. Stanovte si priority a podle nich si organizujte práci.
2. Vybudujte si rutiny a návyky spojené s prioritami.
Na čem stojí vaše podnikání a úspěch v něm? Pokud na zákaznících, tak kontakt s nimi je prioritou číslo jedna, ideálně v rozhovoru telefonem, online nebo osobně. Proto plánujte svou práci a vybírejte si úkoly a činnosti tak, abyste napřed naplnili tuto prioritu a teprve potom se věnujte dalším.
Když si uvědomíte nebo spíš přiznáte priority, ideální způsob, jak zajistit, že je budete naplňovat, je vypracovat si kolem nich odpovídající pracovní návyky, rutinu. Je to protiklad zlozvyku odkládání, o kterém jsem psal výše.
Základním stavebním kamenem naplňování priority kontaktování zákazníků je jejich seznam. Když máte telefonovat a nechce se vám do toho, tak pokud nemáte seznam, je minimální šance, že uděláte byť jeden hovor. Komu vlastně? Proto postavte svou prioritu kontaktování na návyku vytvářet si seznam kontaktů.
Jak využívat FreshFlow, abyste se zbavili odkládání
Priority a čas, kdy se jim budete věnovat, si plánujte v kalendáři a seznam k provolání si sestavujte z kontaktů. Tady jsou dvě plus jedna možnost, jak k tomu můžete využívat FreshFlow.
Plánujte si priority v kalendáři. Ve chvíli, když si něco zapíšete do kalendáře, tak se zvyšuje pravděpodobnost, že to uděláte. Zejména pokud to má být aktivita, do které se vám nechce. Proto v kalendáři FreshFlow využívejte aktivitu “Telefonát – akvizice” z okruhu Zákaznických/klientských aktivit. Můžete si k ní přiřadit i konkrétní kontakt, čímž se vám telefonát a následný výsledek z něj zaznamenává do historie u kontaktu a nebudete si muset dělat další zápisy.
Sestavujte si různé seznamy kontaktů s pomocí štítků. Při pohledu na všechny kontakty seřazené podle abecedy není jasné, koho máte právě dnes kontaktovat. Abyste si mohli vybrat jen ty, které chcete, označujte si je průběžně štítky. Například štítkem “Týden 23” si označte všechny kontakty, které v daný týden budete chtít obvolat. Podobně můžete využívat třeba štítek “Pozvat na akci” nebo jakýkoli jiný, který si vytvoříte. Štítky slouží jako filtr – díky nim si zobrazíte jen ty kontakty, které chcete.
Spolupracovníkům vytvářejte aktivitu v kalendáři a přidělujte kontakty k provolání. Přesně tak můžete využít FreshFlow, když pracujete s týmem. Někdy potřebujete opravdu řídit, co vaši spolupracovníci dělají. Ve FreshFlow jim můžete zadat, kdy to mají dělat a můžete jim dát (půjčit, nasdílet nebo darovat) i seznam kontaktů, s kterými mají pracovat. Zvýšíte tak šanci, že to udělají a zkrátíte dobu, kdy to bude hotovo.
7. Mluvte s lidmi namísto dopisování
Trendem posledních několika let je posilování psané komunikace na úkor mluvené. Přispěl k tomu rozmach internetového nakupování, využívání chytrých telefonů a chatovacích aplikací v nich a chatů na webových stránkách eshopů.
Psaní a text mají své nesporné výhody. Kromě toho, že se textem dá popsat a vyřešit řada situací, psát můžete v podstatě v jakémkoli prostředí, nikdo vás nevidí ani neslyší. Máte víc času na rozmyšlenou, nemusíte reagovat okamžitě. Absence osobního kontaktu vám poskytuje pocit relativního bezpečí. Proto řada lidí, zejména zákazníků, vnímá psaní jako komfortní a proto preferovanou formu komunikace.
Jenže forma, kterou zákazníci a klienti preferují, nemusí být ta nejlepší pro vás jako obchodníky, zejména když váš úspěch závisí na tom, jestli a kdy zákazník nakoupí. To dokážete mnohem lépe ovlivnit, když s člověkem mluvíte.
Z hlediska obchodu a prodeje je psaná forma komunikace nevýhodná proto, že:
1. máte omezené možnosti, jak předat a vnímat emoce,
2. snadněji dojde k nepochopení a nedorozumění,
3. musíte čekat, až vám zákazník odpoví.
I přes to řada obchodníků raději píše než mluví (telefonuje). Je to právě pro ono bezpečí, kdy odmítnutí v textu, případně žádná odpověď, bolí méně než v rozhovoru. A za tuto menší bolest jsou ochotni zaplatit i časem, který jim mezitím utíká.
Jak ztrácíte čas při dopisování
Samozřejmě, že rychlým emailem nebo textovou zprávou vyřešíte řadu situací. Většina z nich ale spadá do pozdějších fází obchodu, když už zákazníka znáte nebo jste se na něčem domluvili. Takže si textem v podstatě něco jen potvrzujete nebo koordinujete domluvené kroky.
Vypisováním zpráv a dopisováním (odpověďmi sem a tam) ztrácíte čas v úvodních fázích, kdy se zákazníka ještě neznáte buď vůbec nebo málo a na ničem konkrétním jste se ještě nedomluvili.
Vysvětlování v textu vás zdržuje. Jakmile začnete něco vysvětlovat a popisovat, a mělo by vám to zabrat víc než, řekněme, dvě minuty, začínáte překračovat hranici, kdy by rozhovor byl vhodnější. Když píšete zprávu, která vám zabírá pět, deset nebo i víc minut, tak už pravděpodobně plýtváte časem. To samozřejmě platí pro psaní zpráv, ne pro vytváření dokumentů jako jsou nabídky nebo prezentace a podobně.
Zjišťování prostřednictvím textu vás zdržuje. Jen málokdy se stane, že ve zprávě dostanete od zákazníka všechno, co potřebujete k dobrému doporučení. A tak máte na výběr: začít si dopisovat a informace upřesnit nebo udělat doporučení na základě nekvalitních informací s rizikem, že zákazníkovi nebude vyhovovat. V obou případech ztratíte čas.
Vyčkávání na odpověď vás zdržuje. Pro zákazníky sice může být příjemnější mít čas na odpověď nebo spíš nemuset reagovat ihned, ale pro vás je to zbytečný prostoj. Tím spíš, když se jim musíte připomínat, často i vícekrát. Přitom není zas tak neobvyklé, že se ani žádné reakce nedočkáte. A v těchto případech také ztrácíte čas.
Jak neztrácet čas dopisováním
Co je alternativou k psaní, které pro vás znamená celou řadu nevýhod? Je to mluvení, z praktických důvodů nejčastěji telefonem.
Samozřejmě můžete využít i videohovor nebo osobní rozhovor, když je to praktické a máte k tomu příležitost. I když pozor na osobní rozhovory, protože při nich už se zvyšuje šance, že budou trvat déle než v danou chvíli potřebujete. To je nevýhoda této formy z opačného konce spektra možností komunikace.
Výše už jsem naznačil, jednu z možností, jak neztrácet čas psaním zpráv – jakmile by vám to mělo zabrat déle než dvě minuty, zvedněte telefon a volejte.
Toto pravidlo si můžete upravit i pro situace, kdy píšete zprávy na telefonu – jakmile byste měli psát víc textu než na dva, tři řádky, použijte notebook, kde na klávesnici napíšete text rychleji.
Alternativně zprávu zkraťte, odložte na později nebo nahrajte hlasovou zprávu. I když pozor, hlasové zprávy v Messengeru nebo Whatsappu nenahrazují rozhovor a některým zákazníkům mohou připadat arogantní, což už jsem vícekrát slyšel.
Jak využít FreshFlow
FreshFlow za vás se zákazníky a klienty mluvit nebude, bohužel. Můžete s ní ale plánovat čas a práci tak, abyste si osvojili návyky, díky kterým nebudete ztrácet čas. Přílišné využívání textu a dopisování souvisí s odkládáním z předchozího tipu, takže plánování času na mluvení se zákazníky a sestavování seznamu kontaktů, které tam zmiňuji, se bude určitě hodit.
Vyzkoušejte FreshFlow
Na 30 dní zdarma:
Stačí zadat email.
8. Rozšiřujte své znalosti a zlepšujte své dovednosti
Znalosti jsou to, co byste měli vědět o vašem podnikání a práci. Dovednosti jsou to, co byste měli umět dělat. I když se od sebe liší, úzce spolu souvisí.
Ať dnes podnikáte v jakémkoli oboru či zastáváte jakoukoli roli, měli byste mít vědomosti o řadě témat. Základem jsou samozřejmě znalosti související s produkty nebo službami, které prodáváte. Měli byste také znát legislativu regulující vaši činnost, například jestli potřebujete mít živnost nebo nějaká další potvrzení a povolení. A když vedete lidi, měli byste mít vědomosti o práci s nimi.
Na znalosti navazují dovednosti. Při prodeji nejenže potřebujete umět využívat nějaké nástroje (viz první tři tipy), ale také potřebujete umět oslovovat nové zákazníky, zjišťovat jejich potřeby a uzavírat obchody. Případně byste měli umět říkat si o doporučení nebo náborovat ke spolupráci. Když to budete dělat jen jak to cítíte nebo dokonce vůbec, nemůžete očekávat příliš oslnivé výsledky.
Jak ztrácíte čas, když nevíte nebo neumíte
Zákazníci poznají, když nebudete umět své produkty nebo služby, když jim nebudete dobře odpovídat na jejich dotazy nebo jim budete dávat nesprávná doporučení. Přestanou od vás nakupovat, nebo nakoupí jen jednou, nebo nenakoupí vůbec. To vás zdrží a zpomalí na cestě k vašim cílům.
Plýtvat časem také můžete díky chybám a přešlapům, které budete dělat proto, že jste něco nevěděli. To se nejčastěji stává nováčkům, že nevědí spoustu věcí, které vědí jejich zkušenější kolegové.
Se slabými prodejními dovednostmi budete narážet na to, že “všichni všechno mají a nikdo nic nechce”. Přitom kdyby se stejnými zákazníky mluvil kolega, který umí zjišťovat potřeby, tak by s nimi pár obchodů navíc uzavřel. Ne se všemi, ale bylo by jich víc. Anebo by byly větší díky tomu, že “umí prodávat”.
Jak neztrácet čas kvůli neznalosti a slabým dovednostem
Vědomosti získáte studiem, dovednosti procvičováním. A tak si vyhraďte čas na studium a trénink. Když ne denně, tak alespoň týdně. Naplánujte si, ideálně se svým nadřízeným, co se každý měsíc naučíte, v čem se zdokonalíte.
Ne nadarmo se říká, že člověk začíná stagnovat ve chvíli, kdy se přestává učit. Kolik máte vedle sebe rostoucích lidí, kteří všechno vědí, všude byli, všechno zažili, a tak se nemusí nic učit?
Každý obor podnikání má svá specifika, a tak není možné tady vyjmenovat, co byste měli vědět. Jde spíš o to, abyste si uvědomovali potřebu být otevření vůči přijímání nových informací, a to nejen, když začínáte, ale i když už jste zkušení.
Jen si dejte pozor, abyste neomlouvali své odkládání kontaktování nových zákazníků tím, že ještě všechno nevíte nebo neumíte. Stává se to těm, kdo se bojí odmítnutí. To nebudete vědět nikdy. A nakonec byste té výmluvě mohli ještě uvěřit.
Dovednosti získáte procvičováním, opakováním. Když uděláte něco jednou, dvakrát, tak to ještě neznamená, že to umíte.
Zaměřte se na téměř stoprocentní zvládnutí nástrojů a postupů, které souvisí s vašimi prioritami a výsledky.
Píšu “téměř stoprocentní” proto, abyste si uvědomili, že cesta k dokonalosti nekončí, stále je co zlepšovat. Vždyť i sportovci v top desítce trénují. Jinak by je ostatní přeskočili.
Jak využívat FreshFlow pro osobní rozvoj
Plánujte s FreshFlow čas na svůj osobní rozvoj a naučte se ji maximálně ovládat.
Plánujte si čas na vzdělávání a trénink. Vyhraďte si čas na svůj osobní rozvoj a naplánujte (zablokujte) si ho v kalendáři, ať už je to studium, čtení knih, sledování videí, poslouchání podcastů nebo nějaký praktický trénink. Když ne denně, tak alespoň hodinu, dvě týdně. V detailu události k tomu využijte typ aktivity “Školení a vzdělávání” z okruhu aktivit “Ostatní pracovní”.
Ovládněte FreshFlow jako mistr. Podobně jako většina jiných pracovních nástrojů, FreshFlow toho umí víc, než se vám na první pohled bude zdát. Když už ji budete využívat, naučte se ji ovládat na maximum. Prostudujte naše návodové články, zhlédněte naše videa nebo přijďte na živé webináře.
Plánujte svým spolupracovníkům rozvojové aktivity. Při zakládání události v kalendáři vyberte okruh aktivit “Rozvoj týmu” a pak některou z aktivit “Individuální konzultace”, “Skupinová konzultace” nebo “Školení/Seminář”. Na aktivitu potom pozvěte jako účastníky své spolupracovníky. Alternativně také můžete přidělovat úkoly, to znamená označovat u nich spolupracovníky jako řešitele, jako například “Přečíst článek Co můžete dělat s kontakty”.
C. Jak neztrácet čas kvůli ostatním
Bez ostatních lidí nemůžete být úspěšný podnikatel, obchodník nebo tým lídr. Bohužel, většina z nich vás bude na cestě k úspěchu zdržovat.
Lidé neplýtvají vaším časem záměrně. Dělají jen to, co umí, co jim dělá dobře, co jim pomáhá k dosažení jejich vlastních cílů.
Na vás je neustále sledovat a vyhodnocovat, jestli vás kontakt a spolupráce s nimi posunuje kupředu nebo táhne zpět, jestli vás motivují k většímu výkonu nebo berou chuť do práce. A podle toho se rozhodovat, kolik svého drahocenného času jim dáte.
9. Odkládejte na později nerozhodné zákazníky
Obchodníci se mě často ptají, co dělat, když se potenciální klient nebo zákazník odmlčí. Když přestane odpovídat na telefonáty, emaily, smsky. A při tom říkal, jak se mu vše líbí a že nakoupí.
Když se zákazník odmlčí, to je ještě ten lepší případ. Je to jasné sdělení, že není připravený udělat závazné rozhodnutí. Minimálně ne v časovém horizontu, o kterém jste mluvili. Když toto sdělení pochopíte a vnitřně přijmete, víte na čem jste a můžete se posunout dál.
Horší případ je, když s vámi zákazník dál komunikuje, dál slibuje, ale rozhodnutí odkládá.
Jak vás váhavci a strašpytlové zdržují
S nekomunikujícími a nerozhodnými zákazníky budete ztrácet čas hned natřikrát.
Zaprvé, budete trávit čas opakovaným voláním, psaním a přemýšlením a vymýšlením způsobů, jak se s nimi spojit, jak je přemluvit nebo zlomit.
Zadruhé, doufání a plané naděje na nakonec uzavřený obchod způsobí, že budete odkládat kontaktování nových potenciálních zákazníků.
A zatřetí, a tady vám hrozí největší nebezpečí, až si nakonec uvědomíte, že nic nebude, můžete zklamáním propadnout skepsi a ztratíte chuť do práce.
Vaše cíle se tak začnou rozplývat v dáli. A kvůli čemu? Kvůli tomu, že někdo neměl kuráž vám říct “ne”? Když nemají odvahu ostatní, musíte ji mít vy.
Jak se zařídit, abyste neztráceli čas
Neřešte, proč jsou lidé takoví, proč vám své ne-rozhodnutí neřeknou na rovinu.
Nastavte si určitá pravidla vhodná pro vaše produkty nebo služby, například vyzvat k rozhodnutí dvakrát, následně kontaktovat třikrát, a pokud se nerozhodnou nebo nereagují, odsuňte je do budoucnosti. Dnes s nimi obchod prostě neuzavřete. Možná v budoucnu, ale ne dnes. Čím dřív se posunete dál, tím víc času ušetříte.
Taková je realita obchodu a podnikání. Není možné, abyste prodali “každému”.
I kdyby vaše produkty nebo služby byly teoreticky pro “každého”, což je podnikatelský nesmysl, tak není možné, aby “každý” nakoupil ve chvíli, kdy vy budete chtít. Myšlení a cíl “prodat každému” vás zavede do světa zklamání a demotivace.
Pro větší motivaci a pohodu si osvojte myšlení postavené na dvou pilířích: zaprvé, vaše výrobky nebo služby nejsou pro každého a zadruhé, je úplně v pořádku, když vám lidé řeknou ne. Dejte na to právo jim i sobě. Prostě jste mluvili s nesprávným člověkem nebo firmou. Nebo to nebyla vhodná chvíle.
Pokračujte dál. Nezdržujte se u někoho, kdo nedělá rozhodnutí, déle než je nutné.
Jak ve FreshFlow odkládat kontakty, aby nezapadly
Všimněte si, že píšu o odkládání kontaktů, ne o jejich zahazování, což obchodníci dělají mnohem častěji. V FreshFlow můžete s nerozhodným zákazníkem naložit dvěma způsoby:
Naplánovat nové oslovení v budoucnosti. Jako výsledek aktivity zvolte v kalendáři “Nedovoláno” a naplánujte novou, třeba “Telefonát – akvizice” s termínem za několik týdnů nebo měsíců. Telefonát se uloží do kalendáře a najdete ho tam, až se k němu dostanete. Navíc kontakt odložený s termínem vám v modulu Kontakty “vystoupá” nahoru, když si kontakty budete řadit podle datumu budoucí aktivity (můj oblíbený náhled).
Označit kontakt štítkem. Kromě nastavení data příštího oslovení v kalendáři můžete zákazníka také označit štítkem v modulu Kontakty. Oštítkování využijete, když si kdykoli v budoucnu budete chtít ze všech kontaktů vyfiltrovat ty odložené, pro které si vytvoříte štítek (např. “Odloženo”). Třeba je budete chtít obvolat znovu nebo je pozvat na akci nebo cokoli dalšího. Díky štítku je budete mít před sebou na pár kliknutí.
10. Omezte investice do spolupracovníků, kteří slibují, ale nedělají
Budujete tým? Pak to pravděpodobně děláte kvůli tomu, že chcete růst. A k tomu potřebujete spolupracovníky, kteří chtějí růst také. Ale chtějí to všichni?
Někteří z vašich spolupracovníků mají menší ambice. Některým chybí odvaha, jiným odhodlání. Někteří mají priority jinde. Někomu chybí disciplína, někomu mentální kapacita. A někdo by rád koláče bez práce.
Přesto vám většina bude říkat, že chtějí růst stejně, jako vy. Že chtějí pracovat a vydělávat. Ale ve skutečnosti jim stačí to, co mají.
Jak zpomalují váš růst
Zejména v MLM nebo v obchodních manažerských pozicích, ale i jinde v podnikání, kde váš postup a růst přímo závisí na výkonech spolupracovníků, na vás zásadně dopadají jejich sliby neproměněné v činy.
Obírají vás o čas, když se jim věnujete na úkor ostatních. Nevrací se vám peníze, které investujete buď do jejich vzdělávání, nebo nástrojů, které mají používat nebo kontaktů, které mají oslovovat.
Zabírají vám mentální kapacitu, když přemýšlíte nad tím, jak je motivovat, rozhýbat nebo podpořit.
Způsobují, že nevyhledáváte a nenáborujete nové spolupracovníky, se zájmem, nadšením a hladové po růstu, stejně jako jste vy. Tím vás zpomalují nejvíc.
Jak neztrácet čas se spolupracovníky
Přesměrujte jinam nebo na někoho jiného čas, peníze a myšlenky, které dáváte věčně slibujícím spolupracovníkům nad základní standard.
Neznamená to zbavit se jich úplně nebo se jim nevěnovat vůbec. Jejich stabilní produkce se vám možná hodí do celkového objemu. Jen do nich neinvestujte navíc ve snaze je rozhýbat.
Lídři a vedoucí týmů se obvykle snaží své spolupracovníky všemožně motivovat soutěžemi, školeními, a někdy i kontakty na nové zákazníky. U většiny ale málo co pomůže k očekávanému růstu. Nejčastěji proto, že za deklarovaným “já chci” je jen zbožné přání, nikoli opravdová touha nebo cíl.
Čím dřív si to uvědomíte a přiznáte, což pro mnohé lídry bývá to nejtěžší, tím rychleji porostete. Lidé neschopní nebo neochotní růst vám mohou dodávat potřebnou stabilitu. Proto stejně tak, jako udržují oni sami sebe, dělejte i vy pro ně jen “základní údržbu”. Uvolněný čas potom věnujte vyhledání a náboru nových spolupracovníků a těm opravdu hladovým po růstu.
Jak využívat FreshFlow při řízení týmu
FreshFlow vám umožní efektivněji pracovat s týmem, ušetříte čas při řízení a monitorování aktivit vašich spolupracovníků.
Sdílejte kalendáře. Při náhledu do kalendářů vašich spolupracovníků uvidíte, co dělají, kdy a s kým. Můžete je zvát na aktivity nebo jim můžete přidělovat klientské schůzky, například asistentka může obchodníkům do kalendáře zapisovat navolané schůzky s podrobnými poznámkami. Protože každý musí pozvánku schválit, ubyde zapomínání a ztracený čas nadbytečnou komunikací při dohadování termínů.
Sdílejte kontakty. Máte kontakty a chcete je dát spolupracovníkovi k provolání? Ve FreshFlow mu je můžete nasdílet a později si je vzít zpět s poznámkami z rozhovorů. Můžete mu je také jen půjčit na určitou dobu, aby se vám automaticky vrátily aktualizované. Nebo mu je můžete darovat navždy, což znamená, že k nim ztratíte přístup.
Přidělujte úkoly. Chcete, aby spolupracovníci nezapomínali na úkoly? Pak úkol vytvořte u sebe a spolupracovníka označte jako řešitele. Úkol bude muset přijmout a navíc se mu objeví v kalendáři. Zvýšíte tak šanci, že nezapomene. A když i přes to zapomene, začněte přemýšlet, kolik času a peněz do něj chcete investovat navíc anebo si nezaslouží víc než udržovací minimum
Sledujte statistiky aktivit. V modulu Statistiky sledujte přehledy aktivit – telefonátů, schůzek, akcí nebo prohlídek podle toho, jakou z oborových verzí FreshFlow používáte. Můžete sledovat aktivity jak za tým, tak i za jednotlivce.
Plánujte vlastní náborové aktivity. V kalendáři oborových verzí pro MLM, realitní makléře a finanční poradce najdete aktivity zaměřené na nábor – telefonáty a pohovory. Využijte je při plánování svého času a aktivit zaměřených na rozšíření vašeho týmu.
11. Chtějte silného nadřízeného
Silný nadřízený je takový, který chce, abyste dělali, co máte dělat a s čím to máte dělat. Ukáže vám systém práce a potom monitoruje, jak ten systém využíváte a jak děláte, co děláte. Chce, abyste mu to ukázali. Jen tak zajistí, že budete úspěšní a budete mít výsledky.
Slabý nadřízený vás nechá být, ať si děláte, co chcete a jak chcete. Nechá vás vytvářet si vlastní systém nebo akceptuje, když mu řeknete, že systém máte nebo že podle jeho systému pracujete, ale nepřesvědčí se o tom. Anebo předpokládá, že je přece jasné, co máte dělat a nechá vás být. Na konci dne ho potom zajímají jen vaše výsledky. Jenže to k vašemu úspěchu nestačí.
Možná chcete svobodu a volnost. Nechcete, aby na vás někdo dohlížel a nechcete nikomu nic reportovat. To je přirozené. Jenže právě tato lidská přirozenost je nejčastějším důvodem nedosažených cílů a neúspěchu v prodeji, MLM a podnikání. A silní lídři a manažeři to vědí.
Nechat spolupracovníky pracovat si, jak chtějí, není svoboda, ale alibismus slabého manažera.
Proč potřebujete silného nadřízeného
Jít svou vlastní cestou bývá uspokojující a naplňující, zejména, když na konci dosáhnete vytouženého cíle a úspěchu. Často je to ale zbytečné. Nejenže je to cesta nejtěžší, ale také nejdelší. A k tomu ještě nejrizikovější. Častěji vede ke zklamání a neúspěchu.
Dosahování cílů metodou pokus – omyl je zdlouhavé a vysilující. Objevování a hledání odvádí vaši pozornost od toho, na čem při vaší práci opravdu záleží – a to je pravděpodobně kontaktování nových a komunikace se stávajícími klienty.
A vymýšlení už vymyšleného je sama definice plýtvání časem. Opravdu svou práci potřebujete dělat “jinak”? Nebo je to jen zástěrka odkládání? Nebo snad slibování?
Jak neztrácet čas kvůli slabému nadřízenému
Ideálním řešením by bylo rozeznat sílu nadřízeného co nejdřív, tedy ještě před tím, než se rozhodnete s ním spolupracovat.
To samozřejmě není jednoduché, je-li to vůbec možné. I když mnohé se dozvíte, když se před svým rozhodnutím budete ptát na pracovní systém: s jakými nástroji byste měli pracovat, jak s vámi bude pracovat váš budoucí nadřízený, co budete muset dělat, jaké povinnosti budete mít.
Když zjistíte, že budete mít naprostou volnost a v podstatě nebudete muset nic, jen nosit výsledky, s vysokou pravděpodobností jste narazili na člověka, který vás nikam neposune.
Na výběr potom máte buď se poohlédnout po jiné příležitosti nebo se do ní pustit s vědomím, že jste na to sami. V takovém případě si zajistěte, že nebudete ztrácet čas díky vlastnímu systému práce a nástrojům (tipy 1 až 4) a nebudete plýtvat časem díky sobě (tipy 5 až 8).
Jak se stanete silnějším lídrem s FreshFlow
Jestli máte ambice stát se pro své spolupracovníky silným nadřízeným, využijte FreshFlow pro nastavení svého a jejich pracovního systému.
Obchod, prodej a práce s týmem je systematická práce. Prakticky každý nováček, a stejně i většina zkušených, systém potřebuje, aby nepodlehl lidské přirozenosti ulevovat si. Řada z nich vám za to budou vděční hned, někteří až později, až na vás budou vzpomínat, jaké základy jste jim dali.
Pozvěte své spolupracovníky do FreshFlow. Získáte náhled na jejich aktivity v kalendáři, což jsou různé typy telefonátů, schůzek a setkání. Můžete je zvát na společné aktivity jako konzultace nebo školení. A můžete jim také přidělovat úkoly. To všechno proto, abyste neztráceli svůj čas při jejich řízení.
Naučte je s Freshflow pracovat. Využívání pomůcek a nástrojů obecně je věc návyků. I na FreshFlow, stejně jako na jakýkoli jiný systém je třeba si zvyknout. Protože toho umí hodně, pomůžeme vám a vašemu týmu se s FreshFlow seznámit při některém z našich webinářů.
A když narazíte na spolupracovníky, kteří si přes to budou chtít najít svou vlastní cestu? Dejte jim příležitost. Jen při tom zvažte, kolik svého času byste do nich měli investovat.
12. Vyhýbejte se negativistům a pochybovačům
Při podnikání založeném na prodeji a kontaktování nových zákazníků, například v MLM, realitách, financích a dalších oborech, se setkáte s různými reakcemi vašeho okolí.
Až se vaši známí, přátelé, někdy kolegové v práci, když podnikáte při zaměstnání a také vaši nejbližší, rodina a příbuzní dozvědí, do čeho jste se pustili nebo co už nějakou dobu děláte, budou reagovat různě.
Někdo to uvítá a obrátí se na vás o radu. Někteří vám vyjádří uznání s tím, že děláte něco, co by oni nezvládli a podpoří vás. A někteří budou zpochybňovat ať už vaše produkty nebo služby, nebo vaše dobré úmysly anebo vaše schopnosti.
Pro někoho jsou negativisté a jejich pochybovačné řeči a uštěpačné poznámky motivující. Nakopnou vás k větším výkonům, abyste jim ukázali, jak se mýlí. A to je dobře. Jinému zase ubírají chuť do práce a sílu jako kryptonit Supermanovi.
Jak vás zdržují při dosahování vašich cílů
Pochyby ostatních o tom, co děláte, vnáší do vaší práce a myšlení nejistotu. A když se přidají pochyby o vašich schopnostech a šancích na úspěch od těch nejbližších, od kterých jste třeba čekali podporu, tak to může i mrzet a bolet.
Pochybovači vám způsobí, že budete váhat a odkládat. Budete si klást otázky, jestli náhodou nemají pravdu a jestli byste to opravdu měli dělat. Ztratíte tak spoustu času.
Váhání a nejistota podrývá vaše sebevědomí a odhodlání k práci.
Když něco děláte, nejdete do toho naplno. Když se nepodaří domluvit schůzku nebo uzavřít objednávku, narušené sebevědomí si to může vzít jako potvrzení toho, co vám pochybovači říkají. I když teď už víte, jak eliminovat odkládání a prokrastinaci, vaše cesta k úspěchu se zpomalí, ne-li zastaví.
Neztrácejte s nimi čas a jděte si za svými sny
Co musí udělat Superman, aby ho nepostihly oslabující účinky kryptonitu? Musí se udržovat v bezpečné vzdálenosti.
Udělejte to stejně s negativisty a pochybovači ve vašem životě. Vyhněte se jim. Nechtějte je přesvědčit o správnosti vaší cesty. Proč byste měli? Ukažte jim ji.
Dejte si klapky na oči, zahleďte se dolů, na svůj další krok a vyražte na cestu. Pracujte s maximálním nasazením a bez jakéhokoli pochybování, abyste, až se znovu rozhlédnete, je měli daleko za sebou a mohli jste jim zamávat z území úspěšných.
Ukažte jim, že na to máte s FreshFlow
Nejlepší odplatou negativistům za jejich pochyby je váš úspěch. A ten v prodeji začíná u systému práce, nástrojů a aktivit.
Dejte si do pořádku kontakty. Podnikání založené na prodeji a péči o klienty je založené na práci s kontakty. Když v nich máte nepořádek nebo je hledáte na několika různých místech, bude vás to zpomalovat. Proto si zjednodušte hledání kontaktů.
Plánujte si aktivity v kalendáři. Zapomeňte na zapomínání a využívejte kalendář, kde si k událostem můžete přidávat kontakty a získávat tak automatické zápisy do historie u každého z nich.
Naučte své spolupracovníky pracovat stejně jako vy. Pozvěte své spolupracovníky do FreshFlow a řiďte aktivity svého týmu, aniž byste při tom ztráceli čas dohadováním o termínech, přeposíláním zpráv s úkoly a podklady nebo doptáváním se, kdo kde byl, s kým a co tam dělal. To uvidíte ve sdíleném kalendáři.
Už neztrácejte čas a vyražte k úspěchu
V kolika tipech a situacích jste se poznali?
I kdyby to byla jen jedna, pusťte se do jejího vyřešení. Vždyť není čas, ztrácet čas.
A že ztrácíte čas hned v několika situacích najednou?
Nevadí, pusťte se do jejich řešení co nejdřív. Ale jednu podruhé, soustřeďte se na jednu činnost, abyste nerozdělali několik věcí a nepřeskakovali jedné ke druhé.
Udělejte si seznam úkolů, začněte prvním a pokračujte krok za krokem. Zkuste třeba tyto:
1. Vytvořit si účet ve FreshFlow zdarma
2. Vložit první kontakt, první událost a první úkol
3. Importovat do FreshFlow své kontakty
4. Naučit se pracovat s kontakty
5. Navštívit některý z živých webinářů o FreshFlow
6. Plánovat aktivity v kalendáři
7. Pozvat své kolegy do FreshFlow
8. Naučit spolupracovníky využívat FreshFlow
Přeřadíte tak na vyšší rychlost při postupu k vašim cílům, abyste jich dosáhli dřív, než jak se to jeví dnes.
