Zásady zpracování osobních údajů

Společnost FreshFlow Systems s.r.o., se sídlem Pražská 636, 252 41 Dolní Břežany, IČO: 24299057, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze v oddíle C vložka 194216 (dále jen „Správce“), provozovatel internetového serveru freshflow.app, dostupného na internetové adrese https://www.freshflow.app (dále jen „Webové stránky“) a mobilní aplikace FreshFlow (dále jen „Aplikace“) prohlašuje, že veškeré zpracovávané osobní údaje jsou považovány za přísně důvěrné a je s nimi nakládáno v souladu s platnými právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů. Správce prostřednictvím Aplikace a Webové stránky nabízí Uživateli užívání Softwaru. Správce je ve vztahu k osobním údajům Spolupracujících osob a klientů Uživatele zpracovatelem a Uživatel je správcem těchto osobních údajů. Správce je ve vztahu k osobním údajům Uživatele správcem těchto údajů.

Pro účely těchto Zásad zpracování osobních údajů (dále jen „Zásady“) mají níže uvedené termíny následující význam:

Osobními údaji jsou jakékoli znaky, které člověka identifikují a odlišují. Jedná se např. o jméno, příjmení, rodné číslo, datum narození, věk, pohlaví, adresu, telefon, e-mail, osobní stav a občanství.

Zpracováním osobních údajů se rozumí zejména shromažďování, ukládání na nosiče informací, zpřístupňování, úprava nebo pozměňování, vyhledávání, používání, předávání, šíření, zveřejňování, uchovávání, výměna, třídění nebo kombinování, blokování a likvidace.

Správcem se rozumí osoba, která určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů.

Zpracovatelem je osoba, která zpracovává osobní údaje pro Správce v souladu s jeho pokyny.

Uživatelem je osoba, která využívá služeb Správce.

Spolupracující osoba je smluvní partner Uživatele.

Nařízením se rozumí Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), známé také pod zkratkou GDPR.

I. Správce

Správce je správcem osobních údajů ve vztahu ke všem službám poskytovaným prostřednictvím Webových stránek a Aplikace, avšak pouze v rozsahu osobních údajů zadaných při zřízení účtu v Aplikaci nebo na Webových stránkách. V případě, že Uživatel jako subjekt údajů bude mít zřízen účet v Aplikaci nebo na Webových stránkách a dále poskytne přístup k Aplikaci nebo Webovým stránkám Spolupracujícím osobám, platí, že správcem jejich údajů je Uživatel a nikoli Správce. Správce spravuje osobní údaje buď přímo nebo prostřednictvím svých subdodavatelů jednotlivých služeb, přičemž však ve všech případech odpovídá příslušnému subjektu údajů jako by osobní údaje zpracovával sám. Správce nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů.

Ve všech záležitostech souvisejících se zpracováním Vašich osobních údajů nebo výkonem Vašich práv podle Nařízení se můžete obracet na kontaktní e-mailovou adresu support@freshflow.app.

II. Zpracovávané osobní údaje

Rozsah zpracovávaných osobních údajů:

• identifikační údaje (jméno, příjmení, IČO, DIČ),
• kontaktní údaje (e-mail, adresa, telefonní číslo),
• IP adresa.

Správce pak zpracovává shora uvedené osobní údaje poskytnuté při zřízení účtu v Aplikaci nebo na Webových stránkách a nikoli osobní údaje, které Uživatel dále vyplňuje do samotné Aplikace nebo na Webových stránkách při uživatelském užívání. Subjekt, který zadává osobní údaje do Aplikace nebo do Webových stránek, nese plnou odpovědnost za soulad tohoto zadávání s příslušnými právními předpisy (Uživatel je správcem těchto údajů, určuje účel jejich zpracování, dobu uchovávání apod.). Zároveň je pak tento Uživatel plně odpovědný ve vztahu k subjektu, o jehož osobní údaje se jedná.

Vaši komunikaci se zákaznickou podporou a datovou komunikaci prostřednictvím webového chatovacího okna a s tím spojené údaje si ukládáme po dobu 6 měsíců, a to za účelem zajištění nutných informací o uskutečněné transakci, vnitřní kontroly a nezbytné ochrany práv Správce.

III. Účel zpracování osobních údajů

Účelem zpracování Vašich osobních údajů je splnění smluvního závazku Správce poskytnout Vám elektronickou službu v podobě zřízení účtu v Aplikaci nebo na Webových stránkách, který bude označen Vašim jménem a příjmením, e-mailovou adresou a případně heslem, které si zvolíte. Elektronická služba v podobě zřízení účtu je poskytována bezplatně na neomezenou dobu s tím, že máte možnost kdykoliv a bez udání důvodu svůj účet zrušit písemnou žádostí na adresu support@freshflow.app. Dalšími účely zpracování jsou zlepšení kvality poskytovaných služeb, zvýšení bezpečnosti poskytovaných služeb, účetní a daňové účely a plnění zákonných povinností.

IV. Doba uchování a příjemci osobních údajů

Vaše osobní údaje jsou zpracovávány a uchovávány po dobu registrace Vašeho účtu a po dobu 5 let od jeho skončení. V případě, že udělíte souhlas se zasíláním obchodních sdělení, bude Správce dále zpracovávat Vaše osobní údaje za účelem zasílání obchodních sdělení, a to po dobu udělení Vašeho souhlasu, tj. do okamžiku sdělení Vašeho nesouhlasu a/nebo zrušení Vašeho účtu.

Vaše osobní údaje nebudou předávány žádným třetím osobám s výjimkou IT specialistů, zajišťujícím provoz Webových stránek a Aplikace, marketingové analýzy a e-mailing a uživatelům, se kterými komunikujete přes Webové stránky a Aplikaci (v rozsahu jméno, příjmení, telefonní číslo, e-mail). Jelikož se na provozu Webových stránek a Aplikace podílejí i subjekty z USA, budou Vaše osobní údaje předávány i do USA. Příslušné předávání údajů probíhá na základě standardních smluvních doložek vydaných Evropskou komisí, které jsme uzavřeli s příslušnými poskytovateli služeb / třetími stranami, a také na základě Vámi uděleného souhlasu.

V. Práva subjektů údajů

V souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů ze strany Správce máte následující práva, která můžete kdykoliv uplatnit:

Právo požadovat přístup ke svým osobním údajům, tedy Vaše právo získat na základě Vaší žádosti informaci (potvrzení), zda jsou či nejsou Vaše osobní údaje zpracovávány. Pokud Vaše osobní údaje zpracovávány jsou, máte právo získat přístup k těmto osobním údajům a zároveň máte právo získat následující informace:

1. účely zpracování;
2. kategorie dotčených osobních údajů;
3. příjemci nebo kategorie příjemců, kterým Vaše osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny, zejména příjemci ve třetích zemích nebo v mezinárodních organizacích;
4. plánovaná doba, po kterou budou Vaše osobní údaje uloženy, nebo není-li ji možné určit, kritéria použitá ke stanovení této doby;
5. existence práva požadovat od Správce opravu nebo výmaz Vašich osobních údajů nebo omezení jejich zpracování anebo vznést námitku proti tomuto zpracování;
6. veškeré dostupné informace o zdroji osobních údajů, pokud je Správce nezískal od Vás;
7. skutečnost, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, uvedenému v čl. 22 odst. 1 a 4 Nařízení, a přinejmenším v těchto případech smysluplné informace týkající se použitého postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledků takového zpracování pro Vás.

Právo požadovat opravu svých osobních údajů, tedy právo, aby Správce bez zbytečného odkladu opravil nepřesné osobní údaje, které se Vás týkají; dále máte právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.

Právo požadovat výmaz svých osobních údajů, tedy právo, aby Správce bez zbytečného odkladu vymazal osobní údaje, které se Vás týkají, pokud je dán jeden z těchto důvodů:

1. Vaše osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány;
2. pokud odvoláte souhlas, na jehož základě byly Vaše osobní údaje zpracovány, a neexistuje žádný další právní důvod pro jejich zpracování;
3. vznesete námitky proti zpracování Vašich osobních údajů podle čl. 21 odst. 1 Nařízení a nebudou existovat žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování podle čl. 21 odst. 2 Nařízení;
4. Vaše osobní údaje byly zpracovány protiprávně;
5. Vaše osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené v právu Evropské unie nebo členského státu, které se na Správce vztahuje;
6. Vaše osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti podle čl. 8 odst. 1. Nařízení.

Právo na omezení zpracování Vašich osobních údajů, tedy právo, aby Správce omezil zpracování Vašich osobních údajů, v kterémkoli z těchto případů:

1. pokud popíráte přesnost Vašich osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby Správce mohl přesnost Vašich osobních údajů ověřit;
2. zpracování je protiprávní a Vy odmítnete výmaz Vašich osobních údajů a místo toho budete žádat o omezení použití Vašich osobních údajů;
3. pokud Správce již Vaše osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale Vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
4. pokud vznesete námitku proti zpracování Vašich osobních údajů podle čl. 21 odst. 1 Nařízení, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody Správce převažují nad Vašimi oprávněnými důvody.

Právo na přenositelnost Vašich osobních údajů, tedy právo, získat osobní údaje, které se Vás týkají, které jste poskytl/a Správci, a to ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci, aniž by tomu Správce bránil, a to v případě, že:

1. zpracování je založeno na souhlasu podle čl. 6 odst. 1 písm. a) Nařízení nebo čl. 9 odst. 2 písm. a) Nařízení nebo na smlouvě podle čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení; a
2. zpracování se provádí automatizovaně.

Při výkonu svého práva na přenositelnost údajů máte právo na to, aby osobní údaje byly předány přímo Správcem druhému správci, je-li to technicky proveditelné.

Právo vznést námitku, tedy právo, z důvodů týkajících se Vaší konkrétní situace, kdykoli vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, které jsou zpracovávány na základě právních důvodů:

• zpracování je nezbytné pro plnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je správce pověřen, nebo
• zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů příslušného správce či třetí strany.

Vznesete-li námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, Správce nebude Vaše osobní údaje dále zpracovávat, pokud neprokáže závažné oprávněné důvody pro jejich zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

Právo podat stížnost u dozorového úřadu, tedy u Úřadu na ochranu osobních údajů, na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, oficiální www: https://www.uoou.cz.

Při realizaci Vašich práv se obracejte na e-mail support@freshflow.app nebo dopisem na adresu sídla Správce.

Uživatel nemá povinnost osobní údaje poskytnout. Poskytnutí osobních údajů je však nutným požadavkem pro uzavření a plnění smlouvy a bez poskytnutí osobních údajů není možné smlouvu uzavřít či ji ze strany Správce plnit.

VI. Sběr provozních a jiných dat

Správce nad rámec výše popsaných osobních údajů dále shromažďuje a zpracovává rovněž další údaje, na základě kterých není možné uživatele Webové stránky a/nebo Aplikace (ať už registrované a/nebo neregistrované) jakkoliv identifikovat (dále jen „ostatní data“).

Tato ostatní data slouží k zasílání notifikací na dané zařízení a usnadňují opravy chyb v kódu Aplikace a/nebo Webové stránky. Jedná se zejména o:

• ID zařízení (UDID)
• datum a čas prvního přístupu
• datum a čas posledního přihlášení
• platforma (Android/iOS)
• model zařízení
• verze mobilní aplikace.

Dále sbíráme rovněž analytická data a informace o používání Aplikace / Webové stránky. Zde se jedná zejména o údaje:

• vztahující se k četnosti navštívené určitá sekce,
• počtu „kliknutí“ na určité tlačítko webové stránky / aplikace.

Tato data slouží čistě k identifikaci potencionálních problémů a chyb v Aplikaci (Webové stránce) a jejímu zdokonalení pro pohodlnější a plynulejší uživatelské ovládání.

Všechna tato ostatní data uchováváme po dobu neurčitou. Uživatel nemá možnost si tato data prohlédnout, ani nemá možnost tato data smazat. Pokud uživatel aplikaci odinstaluje a opět nainstaluje, jsou vygenerovány nové údaje.

Tyto zásady jsou účinné od 1.10.2021.